كيفية إعداد عملك للعمل عن بعد على المدى الطويل
 |
| كيفية إعداد عملك للعمل عن بعد على المدى الطويل |
نصائح لتنظيم عملك حول العمل عن بعد
تشهد العديد من الشركات التحول الأكثر دراماتيكية في طريقة عملنا منذ عقود - إن لم يكن في التاريخ البشري الحديث. لم يحدث منذ وباء عام 1919 أن شهد العالم تحولًا هائلاً ومفاجئًا في كيفية ومكان عمل الموظفين وكيف يتواصلون مع بعضهم البعض.
هناك تلميحات لبعض الأخبار الجيدة. في يوم من الأيام ، سنعود إلى طبيعتها وهناك بعض الدلائل على تراجع الوباء "corona virus "في بعض المناطق. ومع ذلك ، هناك أيضًا مؤشرات على أن الوباء ينتشر في أماكن مثل فرنسا واليابان. هناك شيء واحد مؤكد - سيعمل الموظفون في المنزل في المستقبل القريب ومن الحكمة وضع خطط طويلة المدى. يمكن أن تساعدك هذه النصائح في تطوير استراتيجية الآن بدلاً من الأمل في انحسار المشكلة.
1. تطوير إستراتيجية اتصالات فيديو قوية
تتمثل الأولوية الأولى ، قبل كل شيء ، في التمسك بأداة مؤتمرات الفيديو التي يستخدمها الجميع. هذه هي الخطوة الأولى لأن كل شركة تحتاج إلى معرفة كيفية التواصل بطريقة تكرر الاتصال الشخصي. هناك أسباب للصحة النفسية للموظفين ، وأسباب استمرارية العمل - وأسباب مالية من حيث الشركة. بدون طريقة قياسية للتواصل عبر الفيديو - سواء كان ذلك واحدًا لواحد ، أو في مجموعات أصغر ، أو كشركة كاملة - ستكون هناك مشاكل فورية. الغريب أن العديد من الشركات لم تفعل ذلك حتى الآن وتعتمد على العديد من تطبيقات الدردشة المرئية مثل Skype و Zoom وحتى Apple FaceTime.
تكمن المشكلة في أنه لا توجد في الغالب استراتيجية لكيفية عمل ذلك - من الذي دفع حسابات في المؤسسة ، سواء كانت هناك معايير أمان مطبقة ، أو إذا كان تطبيق دردشة الفيديو يعمل على الأجهزة المدعومة. غالبًا ما لا يتم توثيقه وهناك القليل من التواصل ، غالبًا لأن هذا التحول الهائل إلى العمل عن بُعد فاجأ الكثير منا. حتى إذا كانت هناك بعض التطبيقات القياسية والتواصل الجيد ، فهي ليست قوية بما يكفي للتعامل مع مشكلات مثل اجتماع الشركة بالكامل أو طريقة لتوصيل المعلومات العاجلة.
2. عمل عقد عمل محكم من الموظف
تكمن المشكلة في أن العديد من الشركات لم يكن لديها واحدة لجميع العمال قبل تفشي الوباء COVID-19 ، أو أنها لم تعالج المشكلة بالكامل. لقد جرب معظمهم هنا وهناك مع ترتيبات العمل عن بعد ولكن ليس على هذا النطاق. من المهم وضع عقد كجزء من التخطيط طويل المدى ، بدءًا من قسم حول صحة وسلامة الموظفين. هذا يحميهم ويوضح موقف الشركة ، لكنه يحمي أيضًا صاحب العمل من حيث مقدار مسؤولية الشركة عن رفاهية الموظفين. (وفقًا للخبراء القانونيين ، لا يزال العمل بحاجة إلى ضمان أن الموظف لديه بيئة عمل آمنة وصحية ، حتى من المنزل.)
يجب أن يمتد العقد إلى العديد من المجالات الأخرى. يجب أن يجيب على أسئلة مثل: من المسؤول عن أي خدمة النطاق العريض للأعمال وبأي تكلفة؟ في حالة تلف كمبيوتر محمول خاص بالعمل صادر عن موظف ، فمن الذي يجب أن يدفع مقابل الإصلاحات ومدى السرعة؟ كم ساعة يجب أن يعمل الموظف وما مدى مرونة الترتيب في وقتهم خلال النهار؟ كلما استطاع العقد توضيح معنى العمل من المنزل ، كان ذلك أفضل. من المهم أيضًا عدم التسرع في هذه الاتفاقية - بالنسبة لسيناريو العمل من المنزل على المدى الطويل حيث يكون الجميع بعيدًا ، يجب أن يكون العقد قويًا بما يكفي لمواجهة العاصفة على مدى عدة أشهر أو حتى عام من العمل عن بعد.
3. تقليل التطبيقات والأدوات التي تستخدمها لتبسيط العمل عن بعد
من بين الإنجازات المفاجئة للعديد من الشركات أنها اعتمدت على الكثير من تطبيقات وخدمات الأعمال. هناك شركات سمحت بخدمات تخزين سحابية متعددة مثل Dropbox و Microsoft Onedrive بالإضافة إلى التخزين السحابي الذي يقدمونه باستخدام مركز البيانات الخاص بهم أو من Amazon. كان هذا بالفعل الأمر مربك قبل الوباء. كان عذر العمل هو أنه ساعد القوى العاملة على الانتقال إلى الهاتف المحمول والبقاء على اتصال.
ليس بعد الآن. تسببت مجموعة كبيرة من التطبيقات التي يستخدمها الموظفون (سواء أقرتها الشركة أم لا) في المزيد من الارتباك والفوضى ، خاصة بالنسبة لمكتب المساعدة وإدارة تكنولوجيا المعلومات . ليس فقط من الصعب دعم العديد من التطبيقات ، ولكن الموظفين أيضًا مرتبكون وأقل إنتاجية. خلال يوم واحد ، يمكنهم التبديل بين Microsoft Teams و Slack ، وإسقاط مكالمة Skype ، ثم استخدام Zoom على جهاز iPhone الخاص بهم لعقد اجتماع آخر. يخلق بيئة محمومة للعمل من المنزل. أصبح المفهوم القديم "لسطح المكتب القياسي" فجأة أصبح الأمر أكثر أهمية حتى بالنسبة للشركات الصغيرة. من الأفضل بكثير الدخول إلى مجموعة تطبيقات وخدمات أكثر قابلية للتنبؤ بها.
4. الصحة النفسية
هناك نقطة أخيرة يجب توضيحها حول التأثير طويل المدى لإدارة الأعمال التجارية باستخدام قوة عاملة بعيدة. من المهم أن تفكر في الصحة العقلية. العمل من المنزل لمدة أسبوع أو أسبوعين ليس أمرًا مثيرًا للغاية ، ولكن عندما يعمل الموظفون عن بُعد لعدة أشهر ، يمكن أن يخلق توترات وضغوطًا لم تكن موجودة من قبل. حتى أولئك الذين عملوا من المنزل لسنوات أو عقود قد يفاجأون بتأثيرات الصحة العقلية للعمل في المنزل عندما لا يُسمح لك بالالتقاء بأشخاص في مقهى أو الذهاب للتسوق في المركز التجاري لفترة راحة.
أي إستراتيجية طويلة المدى يجب أن تعالج هذه القضية. قد تكون هناك طرق لإدخال بعض الضبابية إلى يوم العمل ، لإضافة وقت إضافي للتنزة أو شرب القهوة معًا. قد تفكر في إرسال حزم رعاية إضافية للموظفين او رحلات جماعية
لا ينبغي أن تكون إضافة ثانوية لاستراتيجية عملك ولكن في المقدمة والمركز - كيفية الحفاظ على تفاعل الموظفين وتركيزهم ، وكيفية منحهم فترات راحة وهوامش كافية ، وكيفية تطوير العلاقات الشخصية والعناية بهم دون توقعات عمل مستمرة. يعمل الموظفون الذين يستمتعون معًا - حتى عن بُعد - معًا بشكل أفضل.